文書(shū)處理部門(mén)或承辦部門(mén)向檔案室移交案卷時(shí)，交接雙方必須在移交憑據(jù)上簽注姓名、時(shí)間，并對(duì)案卷負(fù)責(zé)。
檢查案卷是否屬于歸檔范圍的公文，對(duì)照歸檔案卷的移交目錄或者案卷目錄（一式3份）進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量的全面檢查。
對(duì)檢查無(wú)誤的案卷可辦理移交手續(xù)，即雙方都在移交目錄上簽字之后，各執(zhí)一份移交目錄，文書(shū)處理或承辦部門(mén)的一份可留存?zhèn)洳?，檔案室的一份應(yīng)歸人全宗卷。如果檔案部門(mén)是按組織機(jī)構(gòu)編制目錄的，還可直接將第3份移交目錄裝訂成檔案室的案卷目錄，作為平時(shí)查找檔案的檢索工具。
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